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Durante inondazioni, incendi, uragani, terremoti, emergenze provocate dall'uomo, minacce o anche eventi pianificati, gli ospedali devono rispondere in modo tale da soddisfare le esigenze di pazienti, personale e visitatori. Hospital Incident Command System (HICS) fornisce loro una struttura su cui costruire rapidamente una risposta e ridimensionarla in base all'entità della situazione. È importante perché la gestione di un incidente su larga scala non è qualcosa che la maggior parte degli infermieri, dei medici o degli amministratori fanno quotidianamente.Cos'è HICS?
HICS è semplicemente un approccio standardizzato alla gestione di incidenti complessi. Ogni ospedale che adotta questo processo accetta di seguire principi comuni e di utilizzare una terminologia standardizzata in caso di emergenza o evento su larga scala. I principi dell'HICS derivano dall'Incident Command System (ICS) sviluppato per la gestione degli incendi boschivi in California negli anni 70. Gli incendi boschivi utilizzano risorse di molte organizzazioni diverse e quelle persone non hanno fatto tutte le cose allo stesso modo. ICS ha standardizzato la risposta agli incendi, il che ha reso tutti più efficienti e sicuri.
Anche all'interno di un singolo ospedale, ogni dipartimento potrebbe fare le cose in modo diverso. Proprio come durante un incendio, HICS consente all'ospedale di standardizzare il proprio approccio a un evento a livello globale, anche se ogni dipartimento fa le cose a modo suo durante le normali operazioni. Nei vigili del fuoco, l'adozione di ICS ha portato a una notevole standardizzazione della struttura di comando tra i singoli vigili del fuoco, cosa che sta cominciando a verificarsi anche nel settore ospedaliero. Questo è buono; le persone capiscono meglio i concetti HICS se li utilizzano continuamente.
ICS esiste dagli anni '70. L'HICS è diventato popolare circa 20 anni dopo, principalmente in aree che hanno familiarità con gli incendi boschivi e sono a proprio agio con l'uso di ICS. Dopo gli attacchi dell'11 settembre, il governo federale ha implementato il National Incident Management System (NIMS), che incorpora l'ICS. Da allora, HICS è diventato molto più comune in tutta la nazione e nel mondo.
I vantaggi di HICS
HICS ha cinque elementi principali che lavorano insieme e consentono a un ospedale di gestire efficacemente un incidente:
- Sviluppare una struttura di comando che elimina la duplicazione, può essere ridimensionata per adattarsi alle esigenze dell'incidente e segue un ragionevole intervallo di controllo (gli incidenti più grandi richiedono più leader)
- Integrare persone provenienti da diverse parti dell'ospedale e da agenzie esterne nella struttura di comando
- Identificare le esigenze e stabilire obiettivi per risolvere l'incidente
- Sviluppare strategie per raggiungere gli obiettivi
- Fornire supporto e direzione ai responsabili della realizzazione degli obiettivi (la risposta tattica)
Le migliori pratiche per far funzionare HICS iniziano con la pianificazione. Qualcuno dovrebbe essere nominato come responsabile del programma di emergenza per pianificare e guidare il piano operativo di emergenza (EOP). Ci dovrebbe essere anche uno spazio nell'ospedale dedicato all'uso come centro di comando ospedaliero (HCC) in caso di incidente che richieda una risposta HICS. Idealmente, l'HCC avrà più linee telefoniche dedicate e connettività Internet. In una struttura moderna, l'HCC dovrebbe disporre di licenziamenti per garantire che possa continuare a funzionare anche se la struttura perde energia.
Intervallo di controllo gestibile
HICS incoraggia l'uso di un intervallo di controllo gestibile, il che significa che nessuno dovrebbe avere troppi rapporti diretti. Di solito, la raccomandazione è di mantenere i team da tre a sette persone. In altre parole, se il compito può essere svolto con cinque persone, un leader dovrebbe farlo. Se l'attività richiede 14 persone, dovrebbero esserci almeno due squadre, ciascuna con il proprio leader per dirigere il lavoro.
Questo è uno dei principi più importanti di ICS e HICS. Durante le operazioni quotidiane presso quasi tutte le aziende, i leader spesso sovrintendono a team molto più grandi di sette persone. Ciò funziona perché i lavoratori ei membri del team sono in genere esperti nelle attività che svolgono su base regolare. La supervisione in questa situazione è limitata a circostanze straordinarie e la maggior parte dei lavoratori è in grado di completare le attività senza l'intervento di un team leader.
Un incidente di emergenza o un evento speciale è diverso. Questa è una situazione unica in cui alle persone verrà chiesto di svolgere compiti che di solito non fanno. Alcune attività potrebbero essere simili a quelle che svolgono ogni giorno, ma spesso vengono fornite con una serie di domande a cui è necessario rispondere man mano che un incidente progredisce. È importante non appesantire i leader con team ingestibili.
HICS affronta la portata del controllo attraverso una struttura di comando organizzativa flessibile. Ad esempio, se una fuga di gas medicale in una singola parte dell'ospedale richiedeva che un dipartimento evacuasse fino a quando la manutenzione non potesse spegnerlo, l'ospedale potrebbe attivare HICS con un Comandante dell'incidente (vedi sotto) e un paio di membri del personale di comando per dirigere il dipartimento su come rispondere. Se la perdita cresce al punto in cui ci sono più reparti che evacuano, ora il numero di leader aumenta al punto che un Comandante dell'incidente non può tenere traccia di tutto ciò che sta accadendo. Quindi, il comandante dell'incidente può nominare qualcuno come capo delle operazioni e qualcun altro come capo della logistica. Queste due persone sono quindi in grado di dirigere le proprie squadre e rispondere all'incidente, liberando il Comandante dell'incidente per occuparsi di altre cose come la messaggistica di informazioni pubbliche e la notifica di ulteriori dirigenti ospedalieri.
Struttura dei comandi HICS
Un principio fondamentale di ICS è la chiara catena di comando, composta dal Comandante dell'incidente e da quattro sezioni: Operazioni, Pianificazione, Logistica e Finanza / Amministrazione. A seconda della complessità dell'incidente, ciascuna sezione HICS può essere ulteriormente suddivisa in rami, unità e team, guidati dai direttori di filiale, dai capi delle unità o dei team. Il titolo di "manager" è riservato alle attività che potrebbero attraversare più altre divisioni, come un manager di gestione temporanea o un manager di monitoraggio dei pazienti. In ICS tradizionale, ci sono suddivisioni aggiuntive che non vengono tipicamente utilizzate in HICS.
Uno dei modi in cui vengono identificati i leader in HICS è indossare giubbotti con codice colore con i loro titoli chiaramente visibili. I colori associati a ciascuna sezione sono inclusi di seguito.
Staff di comando dell'incidente (gilet bianchi)
L'Incident Commander (IC) è responsabile di tutto ciò che accade quando è responsabile dell'incidente. L'IC guiderà e sosterrà i quattro capi sezione per fissare obiettivi e raggiungerli. In caso di confusione o disaccordo, il comandante dell'incidente prende la decisione finale. L'IC può disporre di personale aggiuntivo, se necessario, come un responsabile dell'informazione pubblica o un responsabile della sicurezza. La dimensione del personale del Comandante dell'incidente è determinata dalle dimensioni e dalla complessità dell'incidente.
È probabile che il Comandante dell'incidente sia un amministratore ospedaliero di alto rango, come il CEO, il COO, il Chief Medical Officer (CMO) o il Chief Nursing Officer (CNO). Alcuni ospedali utilizzeranno il gestore del programma di emergenza, che probabilmente sarà la persona con la migliore conoscenza lavorativa di HICS. Poiché gli incidenti si verificano a tutte le ore, giorno e notte, è anche abbastanza ragionevole presumere che un supervisore infermieristico o un amministratore di guardia potrebbe dover ricoprire il ruolo fino a quando un amministratore di grado superiore non può arrivarci.
In molti casi, ci saranno più persone responsabili della risposta globale a un incidente (incendi, violenza o disastri naturali, ad esempio). In questi casi, i rappresentanti di ciascuna agenzia responsabile dell'incidente collaboreranno a quello che è noto come comando unificato. Da questo gruppo di comando unificato, qualcuno sarà designato a fungere da Comandante dell'incidente.
Personale della Sezione Operazioni (gilet rossi)
La sezione operazioni è dove viene svolto il grosso del lavoro. Tutte le decisioni tattiche per raggiungere gli obiettivi dell'incidente vengono prese dal capo della sezione operazioni (capo delle operazioni) che fa rapporto al comandante dell'incidente. Questa posizione richiede un alto grado di conoscenza tecnica sulle operazioni ospedaliere e quindi attingerà dallo stesso gruppo di candidati dell'Incident Commander. Ricordi quel supervisore infermieristico che doveva essere Comandante dell'incidente quando l'incidente è iniziato alle 3:00 del mattino? È la persona migliore per il lavoro di Ops Chief non appena il CEO si presenta per assumere il ruolo di IC.
La maggior parte dei rami e delle unità aggiuntive apparirà nella sezione Operazioni man mano che un incidente cresce e diventa più complesso. È molto importante che il capo delle operazioni utilizzi le filiali per mantenere un intervallo di controllo gestibile.
- Il direttore del ramo assistenza medica riferirà al capo delle operazioni e supervisionerà tutti gli aspetti dell'assistenza ai pazienti. Sotto il Direttore del dipartimento di assistenza medica, potrebbero esserci un leader di unità di degenza, un leader di unità ambulatoriale, un leader di unità di assistenza agli incidenti, un leader di unità di salute comportamentale, un leader di unità di supporto clinico e un leader di unità di registrazione dei pazienti.
- Il direttore della filiale dell'infrastruttura è responsabile della struttura. Nella maggior parte degli ospedali, questo sarebbe il personale di manutenzione. Sotto il direttore del ramo infrastrutture, potrebbe esserci un capo unità di alimentazione / illuminazione, un capo unità acqua / fognatura, un capo unità HVAC, un capo unità edificio / terreno o un capo unità gas medicali.
- Il direttore del dipartimento di sicurezza è piuttosto autoesplicativo e potrebbe supervisionare un leader dell'unità di controllo degli accessi, un leader dell'unità di controllo della folla, un leader dell'unità di controllo del traffico, un leader dell'unità di ricerca e un leader dell'unità dell'interfaccia delle forze dell'ordine.
- Il direttore della filiale HazMat è responsabile di qualsiasi decontaminazione di pazienti o strutture e di rispondere a eventuali fuoriuscite. Le unità sotto la filiale HazMat includono rilevamento e monitoraggio, risposta alle fuoriuscite, decontaminazione delle vittime e decontaminazione di strutture / apparecchiature.
- Il Business Continuity Branch Director è colui che mantiene i computer in esecuzione. Di solito si tratta di una posizione di leadership IT. Sotto il ramo Business Continuity ci sarebbero l'Unità Sistemi IT e Applicazioni, l'Unità Continuità dei Servizi e l'Unità Gestione Documenti.
- Il direttore del dipartimento di assistenza familiare dei pazienti sovrintende a due ruoli fondamentali: l'unità dei servizi sociali e l'unità di ricongiungimento familiare. A seconda del tipo di incidente, queste unità saranno due delle più trafficate. Anche se sembra un piccolo ramo, potrebbe avere il maggiore impatto sulla percezione del pubblico di come è stato gestito un incidente.
Sezione pianificazione (gilet blu)
Il Capo della Sezione Pianificazione riferisce al Comandante dell'incidente ed è responsabile del monitoraggio dell'incidente e delle risorse. Il capo della sezione di pianificazione in realtà non pianifica ma è responsabile della scrittura del piano e della raccolta e diffusione delle informazioni. Le persone che sono in grado di essere il capo della sezione pianificazione includono chiunque dall'alto, nonché un direttore delle risorse umane, un supervisore infermieristico o un direttore delle strutture.
La Sezione Pianificazione è molto più piccola della Sezione Operazioni con quattro unità: Risorse, Situazione, Documentazione e Smobilitazione. In caso di piccoli incidenti, il capo della sezione pianificazione potrebbe gestire da solo tutte le responsabilità di questa sezione.
Sezione logistica (gilet gialli)
Il capo della sezione logistica riporta al comandante dell'incidente ed è responsabile di ottenere tutte le forniture, il personale, le attrezzature e le altre risorse necessarie per portare a termine il lavoro. Il capo della logistica potrebbe essere il direttore degli acquisti dell'ospedale, un direttore dei servizi di supporto, COO, direttore delle strutture o direttore del magazzino. La Sezione Logistica è seconda per dimensioni solo alla Sezione Operazioni. Ci sono due rami:
- Il Service Branch si occupa di far parlare e nutrire tutti. Il direttore del ramo di servizio sovrintende al leader dell'unità di comunicazione, al leader dell'unità di servizi alimentari e al leader dell'unità delle apparecchiature IT / IS.
- Il direttore della filiale di supporto si assicura che il capo della sezione operazioni abbia tutto ciò di cui ha bisogno. La filiale di supporto ha fino a cinque unità: fornitura, pool di manodopera e credenziali, salute e benessere dei dipendenti, trasporti e assistenza familiare dei dipendenti.
Sezione finanza / amministrazione (gilet verdi)
Probabilmente non è una coincidenza che il personale della Sezione Finanza indossi giubbotti verdi. Il capo della sezione finanziaria (può anche essere chiamato il capo della sezione amministrativa) tiene traccia dei costi ed elabora i pagamenti. Se la sezione logistica richiede qualcosa, la sezione finanziaria lo procura (acquista). La Sezione Finanza ha all'incirca le stesse dimensioni della Sezione Pianificazione e, come il suo fratello organizzativo, il Capo della Sezione Finanza potrebbe agire da solo in caso di incidenti minori. Buoni candidati per Finance Chief sono il Chief Financial Officer (CFO) dell'ospedale o altro dirigente finanziario, direttore dei servizi aziendali, Chief Information Officer (CIO), controllore / controllore o VP amministrativo.