Come ottenere copie delle cartelle cliniche

Contenuto

• Chi può richiedere cartelle cliniche
• Quali record possono essere forniti
• Record che il provider può negare
• Come richiedere la tua cartella clinica
• Costo del servizio
• Per un dottore non più in pratica
• Correzione degli errori
• Una parola da Verywell

Rivedere la tua cartella clinica non è solo la cosa intelligente da fare, è un tuo diritto. Ti consente di aggiornare tutte le informazioni che possono essere vitali per le tue cure o di interrogare il tuo medico su prescrizioni o risultati di test mancanti o errati.

Storicamente, le cartelle cliniche venivano conservate e mantenute dal fornitore di cure primarie. Negli ultimi anni è emersa una tendenza che ha visto i pazienti assumersi la responsabilità della conservazione e del mantenimento della propria cartella clinica.

A meno che non ti trovi in ​​un sistema sanitario che ti fornisce l'accesso alle tue cartelle cliniche elettroniche (EMR), dovrai prendere provvedimenti per richiedere copie per te stesso.

Secondo l'Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA) del 1996, hai il diritto di ottenere copie della maggior parte delle tue cartelle cliniche, siano esse conservate elettronicamente o su carta. Questi includono note del medico, risultati di test medici, rapporti di laboratorio e informazioni di fatturazione.

Chi può richiedere cartelle cliniche

Sebbene progettate per proteggere la tua privacy, le normative HIPAA sono così estese che molti fornitori sono ancora confusi su come applicarle. Questo a volte può rendere difficile ottenere i tuoi record, anche se ne hai il pieno diritto.

Secondo HIPAA, hai il diritto di richiedere cartelle cliniche in queste circostanze:

• Sei il paziente, il genitore o il tutore del paziente di cui vengono richiesti i record.
• Sei un caregiver o un avvocato che ha ottenuto il permesso scritto dal paziente. In alcuni casi, l'operatore sanitario ti fornirà un modulo di autorizzazione che il paziente deve completare.

Molte persone presumono che solo loro oi loro incaricati possano ottenere copie delle loro cartelle cliniche. Secondo la legge, ci sono altri individui o organizzazioni che possono anche avere il diritto.

Ciò non include solo il tuo medico di base, ma anche entità coperte da terze parti a cui potresti aver consapevolmente o inconsapevolmente concesso il diritto al momento della firma di un modulo di assunzione o di registrazione del paziente. Questi non includono solo medici, ma organizzazioni come compagnie assicurative, ospedali, laboratori, case di cura, centri di riabilitazione e fornitori di fatturazione.

Oggi, alcune persone richiedono persino che le loro informazioni mediche vengano condivise con app mobili (come quelle che monitorano la salute del tuo cuore o il diabete). Ai sensi dell'HIPAA, hai il diritto di richiederlo con la consapevolezza che il medico che rilascia le informazioni non è responsabile del modo in cui il provider dell'app mobile utilizza o protegge le tue informazioni.

A tal fine, è nel tuo interesse leggere qualsiasi registrazione medica o documento di assunzione per comprendere appieno i diritti che stai concedendo e con chi le tue informazioni possono essere condivise.

Quali record possono essere forniti

Sebbene tu abbia diritto alla maggior parte delle tue cartelle cliniche, ce ne sono alcune che gli operatori sanitari possono negare. L'età di un particolare set di record può anche influire sulla capacità di ottenerli: la maggior parte dei fornitori, inclusi medici, ospedali e laboratori, è tenuta a conservare le cartelle cliniche degli adulti per almeno sei anni, sebbene ciò possa variare a seconda dello stato.

Anche il tempo di conservazione dei registri per i bambini è regolamentato. A seconda dello stato, i registri di un bambino devono essere conservati da tre a 10 anni oltre i 18 o 21 anni.

Tra i vari record hai diritto di ottenere:

• Eventuali note o record che un fornitore ha creato da solo
• Qualsiasi risultato diagnostico di cui un fornitore dispone di copie, inclusi esami del sangue, radiografie, mammografie, test genetici, biopsie, ecc.
• Qualsiasi informazione fornita da un altro medico che è stata utilizzata per stabilire una diagnosi e / o un trattamento diretto

Se stai cercando test di laboratorio specifici o documenti di ricovero ospedaliero, spesso è meglio richiederli al laboratorio o all'ospedale piuttosto che al tuo medico di base. È probabile che siano più completi e possono anche essere conservati per un periodo di tempo più lungo rispetto a uno studio medico privato.

Record che il provider può negare

Ci sono record a cui potrebbe essere negato l'accesso. Si tratta principalmente di cartelle cliniche mentali per le quali le note del fornitore possono essere considerate "impressioni" piuttosto che diagnosi Si è sostenuto che la divulgazione di queste cartelle possa danneggiare il rapporto medico-paziente o essere interpretata male se estrapolata dal contesto.

Detto questo, un fornitore non può negare la tua richiesta perché potrebbe ferire i tuoi sentimenti. Può essere negato solo se il rilascio delle informazioni può costringerti a danneggiare te stesso o gli altri. Se negato, il rifiuto deve essere fornito per iscritto.

Secondo la legge, ci sono alcuni casi in cui le tue informazioni sanitarie possono essere nascoste, sebbene queste limitazioni siano soggette a un'interpretazione ampia. Questi includono:

• Appunti di psicoterapia; si tratta di appunti presi dal medico e potrebbero non essere inclusi nella cartella clinica
• Informazioni che sono state raccolte per essere utilizzate in una causa legale

Se ritieni che ti venga ingiustamente negato l'accesso a specifiche cartelle cliniche, puoi presentare un reclamo all'Office of Civil Rights (OCR) presso il Department of Health and Human Services. Puoi fare lo stesso se la tua riservatezza medica è stata violata.

Se l'OCR concorda sul fatto che il tuo reclamo è giustificato, istruirà il medico o la struttura a intraprendere azioni correttive o imporre un accordo in caso di danno effettivo. Il reclamo deve essere presentato entro 180 giorni dalla violazione.

La legge vieta anche le ritorsioni da parte dell'ente coperto se viene presentato un reclamo, come la cessazione dei servizi o un aumento del costo dei servizi.

Cosa fare se ti viene negato l'accesso alla cartella clinica

Come richiedere la tua cartella clinica

La maggior parte degli studi o delle strutture ti chiederà di compilare un modulo per richiedere la tua cartella clinica. Questo modulo di richiesta può essere normalmente ritirato in ufficio o consegnato tramite fax, servizio postale o e-mail.

Se l'ufficio non ha un modulo, puoi scrivere una lettera per fare la tua richiesta. Assicurati di includere:

• Il tuo nome
• Numero di Social Security
• Data di nascita
• Indirizzo e numero di telefono
• Indirizzo email
• L'elenco dei record richiesti
• Le date del servizio
• Opzione di consegna (fax, posta, e-mail, di persona)
• Firma

Una volta effettuata la richiesta, potrebbe essere necessario attendere un po 'prima che i record vengano effettivamente ricevuti. Le leggi statali variano ma in genere richiedono la consegna entro 30-60 giorni. Assicurati di conservare una copia della richiesta originale e contatta il Dipartimento della Salute del tuo stato se non riesci a ricevere i documenti dopo ripetuti tentativi.

Costo del servizio

Tieni presente che potresti dover pagare il costo delle tue cartelle cliniche se desideri che vengano consegnate su carta, via fax o tramite supporto elettronico. Sebbene il prezzo possa variare, deve essere ragionevole.

Inoltre, hai diritto alla documentazione anche se non hai pagato il medico o la struttura per la procedura in questione. I record non possono essere trattenuti per mancato pagamento e non ti può essere addebitata una tariffa esorbitante per compensare il mancato pagamento dei servizi. Se i soldi sono dovuti, il medico o la struttura possono perseguire strade per la riscossione, come un'azione legale o un servizio di recupero crediti.

Costi per le copie delle cartelle cliniche

Per un dottore non più in pratica

Se il tuo medico va in pensione o non è più attivo, tutte le cartelle cliniche devono essere conservate ai sensi di legge. Ciò vale anche se un medico è morto o scioglie la pratica senza una vendita.

Secondo la legge, le cartelle cliniche dovrebbero essere trasferite a un altro fornitore di assistenza sanitaria che accetti di assumersi la responsabilità.Se un fornitore non può essere trovato, le registrazioni possono essere archiviate presso una società di archiviazione commerciale rispettabile.

Allo stesso modo, se il tuo medico ha lasciato lo studio ma lo studio è ancora operativo, i tuoi record devono essere conservati dai membri rimanenti. Se lo studio è stato venduto, il nuovo studio sarà responsabile della conservazione dei record e sarà responsabile in caso di perdita o maltrattamento dei record.

Rintracciare i tuoi record a volte può essere una sfida, in particolare se lo studio di un medico è stato chiuso senza dettagli di inoltro. In questo caso, ci sono diverse cose che puoi fare:

• Contatta la tua società medica statale o locale. Molte di queste organizzazioni richiedono la registrazione annuale, molto probabilmente avranno le ultime informazioni di contatto.
• Parla con la tua compagnia di assicurazione sanitaria. Se il medico è ancora un fornitore approvato, l'assicuratore avrà i dettagli di contatto.
• Contatta qualsiasi ospedale in cui il tuo medico ha fatto il giro. Gli ospedali richiedono ai medici di sottoporsi a un processo formale per ottenere i privilegi ospedalieri. I reparti delle risorse umane di solito hanno i dettagli in archivio.

Se tutto il resto fallisce, potrebbe essere necessario ricostruire il file contattando i vari laboratori, ospedali o specialisti che hai utilizzato. I tuoi assicuratori sanitari, passati e presenti, possono fornirti i dettagli di eventuali richieste di risarcimento fatte per tuo conto.

Correzione degli errori

Una volta ottenuta una copia della tua cartella clinica, esaminala attentamente. Se trovi errori o omissioni, vorrai farli correggere immediatamente per assicurarti che non compromettano le tue cure future.

La maggior parte dei fornitori accetterà di correggere errori fattuali o rintracciare i rapporti che avrebbero dovuto essere mantenuti nel file.

Tuttavia, ciò non si estende alle divergenze di opinioni per le quali il medico ha il diritto di esprimere un parere medico. Ciò include note sui fattori che contribuiscono a una malattia (come l'alcolismo o l'HIV) che preferiresti non avere nella tua cartella clinica. La modifica o l'omissione delle registrazioni non sarebbe solo eticamente problematica, ma potrebbe sottoporre il medico ad azioni legali.

Detto questo, se ritieni che il rifiuto di una correzione sia ingiusto o ti metta in pericolo, presenta un reclamo all'OCR specificando la controversia. Possono rivedere le prove e decidere se la correzione è giustificata.

Come correggere gli errori nelle cartelle cliniche

Una parola da Verywell

Sapere cosa c'è nella tua cartella clinica può essere tanto importante quanto vedere un medico in primo luogo. Se hai accesso alla tua cartella clinica elettronica, assicurati di esaminarla dopo ogni appuntamento o visita di assistenza sanitaria. Consente di apportare correzioni quando necessario e di partecipare più attivamente se e quando è necessario un trattamento medico.